Privacy Policy

UNIVERSAL TRUSTEE (MALAYSIA) BERHAD (17540-D/197401000629)

PRIVACY POLICY AND PERSONAL DATA NOTICE

The privacy and personal data policy and practices of Universal Trustee (M) Berhad (“UTMB”) set out in this Privacy Policy and Personal Data Notice apply to all personal data provided to UTMB, whether in electronic form or otherwise. By visiting and/or using www.universaltrustee.com.my (UTMB’s Website) and other services provided by UTMB as well as providing personal data to UTMB, you agree to be bound by the terms and conditions of this Privacy Policy and Personal Data Notice. If you do not agree to such terms and conditions, please do not use or access UTMB’s Website or use the services provided by UTMB or provide any personal data to UTMB.

Notice
This written notice serves to inform you that your personal data is being processed by or on behalf of UTMB. For the purposes of this written notice, the terms “personal data” and “processing” shall have the meaning assigned to them in the Personal Data Protection Act 2010 (hereinafter referred to as the “PDPA”).

1.   Collection of Personal Data
Personal data refers to any information that relates directly or indirectly to an individual, who is identified or identifiable from that information or from that and other information in the possession of UTMB, including any sensitive personal data and expression of opinion, video recordings made through close circuit security surveillance cameras placed for security reasons and audio recordings about the individual.

The personal data we collect can be either obligatory or voluntary. Obligatory personal data are those that UTMB require in order to provide you with our services. If you do not provide UTMB with obligatory personal data, we would not be able to provide you with UTMB services. Voluntary personal data are those that are not mandatory in order for UTMB to provide you with UTMB services. If you do not provide us with voluntary personal data, you can still sign up for UTMB services. Obligatory and voluntary personal data differ for each service and will be indicated in the application forms.

2.   Nature of Personal Data
The types of personal data we collect/ processed may include, but is not limited to your name, address, other contact details, age, occupation, marital status, financial information such as your income, or income tax particulars your identity card or passport, place of birth, credit history, your transaction history, physical or mental health or medical condition, commission or alleged commission of any offence or proceedings for any offence committed or alleged to have been committed including past misconduct, the disposal of such proceedings or the sentence of any court in such proceedings).

3.   Processing of Personal Data
3.1 Personal Data you provide will be collected, used and otherwise processed by UTMB for the following purposes:
a. Business process execution, including delivering services to clients.
➢ To assess your application for any of UTMB services; and/or
b. To respond to your enquiries, complaints, feedbacks and to resolve disputes (if any);
c. To prevent fraud or detect crime or for the purpose of investigation; and/or
d. For security reasons in particular personal data collected from close circuit security surveillance cameras;
e. For Human Resource management and/or purposes, including:
➢ The identification and determination of eligibility for employment in the country in which UTMB is established generally and qualifications relevant to employment with UTMB;
➢ Pre-employment verification of information provided by prospective employees
which include: checking the accuracy and completeness of the details (such as qualifications) provided by prospective employees;
➢ Pre-employment vetting of prospective employees’ background and circumstances
which may include: conducting background checks in relation to criminal records, obtaining information from credit bureaus to check for employees’ creditworthiness, and conducting reference checks in relation to employees’ job suitability;
➢ Assessing individual work performance, attendance and disciplinary record;
➢ Conducting employee disciplinary proceedings;
➢ Conducting training of employees;
➢ Obtaining and maintaining employee health records and information which include: requiring you to complete a medical questionnaire or undertake a medical examination;
➢ Providing employee references which include: letters to third parties providing
employee’s details of employment with UTMB;
➢ Monitoring business communications (telephone, email and internet traffic data i.e. sender, receiver, subject; date and time of the messages; attachments to email; number called and duration of calls; domain names of web sites visited, duration of visits; and files downloaded from the internet) for reasons which include: providing evidence of business transactions; ensuring that UTMB’s business procedures, policies and contracts with employees are adhere to; complying with any legal obligations; monitoring standards of service, staff discipline, staff performance, and for staff training;
➢ Disclosure to the employment, tax and/or immigration authorities;
➢ All other matters relating to your employment with UTMB as UTMB considers to be necessary or appropriate;
➢ To verify your financial standing through credit reference checks.

In addition, we may also use your personal data for the fulfilment of any regulatory requirements and for any other reasons connected with providing you the services you require and fulfilment of any commercial transactions entered into by you with UTMB.

Cookies
“Cookies” are text files to store your preferences that are placed in the browser of your device. UTMB’s Website may use Cookies to enhance your experience and understand the usage of the UTMB’s Website. Cookies will not provide UTMB with personally identifiable information unless you choose to provide such Personal Data to UTMB. Once Personal Data is furnished, however, this information may be linked to the data stored in the Cookie.

4.   Disclosure
Personal Data provided to UTMB and any employment agency or recruiter appointed by UTMB in relation to your employment with UTMB will generally be kept confidential but you hereby consent and authorise us to provide or disclose your personal information for the purposes stated above to the following persons:
a. Any person to whom UTMB is compelled or required to do so under law or in response to a competent authority or government agency;
b. Any person where public interest or UTMB interests require disclosure;
c. Any agent or third party service provider who provides administrative, telecommunications, payroll services computer or other services to UTMB in connection with UTMB’s business;
d. Any person seeking employment references;
e. Pension or insurance companies with whom UTMB has arranged benefits and coverage for its employees; and
f. Such sub-contractors or third party service or product providers as UTMB may determine to be necessary or appropriate.

5.   Safeguard
UTMB, when processing your personal data, takes practical steps to protect your personal data from any loss, misuse, modification, unauthorised or accidental access or disclosure, alteration or destruction including but not limited to the use of procedural and technical safeguards such as encryption, “firewalls” and secure socket layers.

If you are aware of any security breach, please let UTMB know as soon as possible.

However, “perfect security” does not exist on the internet, so UTMB does not give an absolute assurance that your personal data that you provide to UTMB will be secure at all times, and UTMB will not be responsible for any event arising from unauthorised access to or theft of your personal data. UTMB will not be held responsible for events arising from third parties gaining unauthorised access to or third parties’ theft of your personal data.

6.   Data Transfer and Sharing
Where UTMB considers it necessary or appropriate for the purposes of data storage or processing or human resource management, UTMB may transfer your Personal Data to another related UTMB or third party service or product providers within or outside the country in which UTMB is established, under conditions of confidentiality and similar levels of security safeguards.

7.   Your right of Access and Correction
You have the right to request access to and correction of the information about you held by UTMB and you may:
a. Check whether UTMB holds or uses your Personal Data and request access to such data [under Section 30(2) of PDPA];
b. Request that UTMB correct any of your Personal Data that is inaccurate, incomplete, misleading or out-of-date [under Section 34(1) of PDPA] by sending Personal Data updates and email to UTMB at [email protected];
c. To limit the processing of your data including the personal data relating to other persons who may be identified from your personal data [under Section 7 (1) of PDPA];
d. Request that UTMB specify or explain its policies and procedures in relation to data and types of Personal Data handled by UTMB; and
e. Withdraw, in full or in part, your consent given previously

In each case subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and a reasonable time period. In relation to paragraph 7 (e) above, please note that notwithstanding the withdrawal of your consent, UTMB may still proceed to process your personal data in circumstances recognized and permitted by law.

UTMB may refuse to comply with your data access request under the circumstances specified in the PDPA and if UTMB does so, UTMB will inform you of its refusal and the reason(s) for its refusal.

8.   Class of third parties UTMB may disclose your personal data to
This is the class of persons to whom UTMB may disclose your personal data:

Third party service provider(s) for the provision of administrative, communications, payment, event management, security, information technology (IT), data processing or other services to UTMB.
a. Any third party or company that UTMB engages or appoints to conduct statistical analysis;
b. Lawyers for the enforcement of UTMB’s legal rights; and
c. Such other authorities, bodies or parties when required by law.
Your Personal Data is collected and processed to provide you with UTMB services and to
facilitate the purposes pursuant to your request. Such recipients of your Personal Data are contractually prohibited from using Personal Data for any purpose other than for the purpose UTMB specifies.

9.   Your Obligation
Unless otherwise specified, it is obligatory for you to supply UTMB with your personal data and your failure to do so will result in UTMB being unable to process your personal data for any of the purposes.

You will take reasonable steps to ensure that your personal data is accurate, complete, not
misleading and kept up-to-date (under Section 11 of PDPA).

10.   Retention of your personal data
UTMB will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purpose(s) for which it was collected or to comply with legal, regulatory and internal requirements and . will destruct or permanently delete your data when your personal data is no longer required by UTMB.

11.   Inconsistency or conflict
In the event of any inconsistency or conflict between the English language version and the Bahasa Malaysia version, the English language version shall prevail.

12.   Others rights
For avoidance of doubt, nothing in this Privacy Policy and Personal Data Notice shall limit such other rights of yourself or UTMB under the PDPA.

13.   Users Under the Age of Eighteen (18)
UTMB’s website and its related services are not directed at persons under 18 years of age.

14.   Amendments to this Privacy Policy and Personal Data Notice
UTMB reserves the right to amend this Privacy Policy and Personal Data Notice at any time by posting an amended Privacy Policy and Personal Data Notice containing such amendments on UTMB’s Website or by any other mode UTMB deems suitable.

This Privacy Notice was last updated in 18 November 2019.

NOTIS POLISI PRIVASI DAN DATA PERIBADI 
Polisi Privasi dan Data Peribadi serta amalan-amalan bagi pihak Universal Trustee (M) Berhad (“UTMB”) yang dinyatakan di dalam Notis Polisi Privasi dan Data Peribadi ini terpakai kepada semua data peribadi yang disediakan kepada UTMB, sama ada dalam bentuk elektronik atau sebaliknya. Dengan melawat dan/atau melayari www.universaltrustee.com.my (laman web UTMB) dan perkhidmatan lain yang disediakan oleh UTMB serta mengemukakan data peribadi kepada UTMB, anda bersetuju untuk terikat dengan terma dan syarat Notis Polisi Privasi dan Data Peribadi ini. Jika anda tidak bersetuju dengan terma dan syarat sedemikian, sila jangan menggunakan atau mengakses laman web UTMB atau menggunakan perkhidmatan yang disediakan oleh UTMB atau memberikan sebarang data peribadi kepada UTMB.

Notis
Notis bertulis ini adalah untuk memaklumkan kepada anda bahawa data peribadi anda sedang diproses oleh atau bagi pihak UTMB. Untuk tujuan notis bertulis ini, terma “”data peribadi”” dan “”pemprosesan”” hendaklah mempunyai makna yang diberikan dalam Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (selepas ini dirujuk sebagai “”PDPA””).

1.   Pengumpulan Data Peribadi
Data peribadi merujuk kepada sebarang maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung kepada seorang individu, yang dikenal pasti atau boleh dikenal pasti daripada maklumat tersebut atau daripada maklumat yang lain dalam pemilikan UTMB, termasuk sebarang data peribadi sensitif dan penyataan pendapat, rakaman video yang dibuat melalui kamera pengawasan keselamatan litar tertutup yang diletakkan atas sebab keselamatan dan rakaman audio mengenai individu tersebut.

Data peribadi yang UTMB kumpul adalah sama ada wajib atau secara sukarela. Data peribadi wajib adalah data yang UTMB memerlukan untuk mengemukakan perkhidmatan UTMB kepada anda. Jika anda tidak memberikan UTMB data peribadi yang wajib, UTMB tidak akan dapat mengemukakan perkhidmatan UTMB kepada anda. Data peribadi sukarela adalah data yang tidak wajib dikumpul untuk UTMB mengemukakan perkhidmatan UTMB kepada anda. Jika anda tidak memberikan UTMB data peribadi yang sukarela, anda masih boleh mendaftar untuk perkhidmatan UTMB. Data peribadi wajib dan sukarela berbeza untuk setiap perkhidmatan dan akan dinyatakan dalam borang-borang permohonan.

2.   Jenis Data Peribadi
Jenis data peribadi yang dikumpul/diproses mungkin termasuk, tetapi tidak terhad kepada nama, alamat, butiran kenalan lain, umur, pekerjaan, status perkahwinan, maklumat kewangan seperti pendapatan anda, atau butiran cukai pendapatan, kad pengenalan atau pasport anda, tempat lahir, sejarah kredit, sejarah urus niaga anda, kesihatan fizikal atau mental atau keadaan perubatan, perlakuan kesalahan atau perlakuan yang dituduh bagi sebarang kesalahan atau prosiding bagi sebarang kesalahan yang dilakukan atau dituduh telah dilakukan termasuk salah laku yang lalu, pelupusan prosiding sedemikian atau hukuman mana- mana Mahkamah dalam prosiding sebegitu.

3.   Pemprosesan Data Peribadi
3.1 Data peribadi yang anda berikan akan dikumpul, digunakan dan diproses oleh UTMB untuk tujuan-tujuan yang seperti berikut:”
“a. Pelaksanaan proses perniagaan, termasuk menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan.
➢ Untuk menilai permohonan anda bagi mana-mana perkhidmatan UTMB; dan/atau
b. Untuk membalas pertanyaan, aduan, maklum balas dan menyelesaikan pertikaian (jika ada);
c. Untuk mengelakkan penipuan atau mengesan jenayah atau untuk tujuan penyiasatan; dan/atau
d. Atas sebab keselamatan khususnya data peribadi yang dikumpul dari kamera pengawasan keselamatan litar tertutup;
e. Untuk pengurusan dan/atau tujuan sumber manusia, termasuk:
➢ Pengenalpastian dan penentuan kelayakan untuk pekerjaan di negara di mana UTMB ditubuhkan secara amnya dan kelayakan yang relevan untuk bekerja dengan UTMB;
➢ Pengesahan maklumat pra-pekerjaan yang disediakan oleh bakal pekerja termasuk : menyemak ketepatan dan kesempurnaan butiran (seperti kelayakan) yang disediakan oleh bakal pekerja;
➢ Kajian pra-pekerjaan bakal pekerja dan keadaan yang mungkin termasuk: menjalankan pemeriksaan latar belakang yang berkaitan dengan rekod jenayah,
sumber manusia mendapatkan maklumat daripada biro kredit untuk memeriksa kredit pekerja, dan menjalankan pemeriksaan rujukan berhubung dengan kesesuaian kerja pekerja;
➢ Menilai prestasi kerja individu, kehadiran dan rekod disiplin;
➢ Menjalankan prosiding disiplin pekerja ;
➢ Mengendalikan latihan pekerja;
➢ Mendapatkan dan mengekalkan rekod kesihatan pekerja dan maklumat yang termasuk: pelengkapan soal selidik perubatan atau menjalankan pemeriksaan perubatan pekerja;
➢ Menyediakan rujukan pekerja termasuk: surat kepada pihak ketiga yang memberikan maklumat pekerja tentang pekerjaan dengan UTMB;
➢ Memantau komunikasi perniagaan (telefon, e-mel dan data trafik Internet seperti
pengirim, penerima, subjek; tarikh dan masa mesej; lampiran kepada e-mel; nombor yang dipanggil dan tempoh panggilan; nama domain bagi laman web yang dilawati, tempoh lawatan ; dan fail yang dimuat turun daripada Internet) atas sebab-sebab yang termasuk: menyediakan bukti transaksi perniagaan; memastikan prosedur perniagaan, polisi dan kontrak UTMB dengan pekerja dipatuhi; mematuhi sebarang kewajipan perundangan; pemantauan taraf perkhidmatan, disiplin pekerja, prestasi pekerja dan latihan pekerja;
➢ Pendedahan kepada pihak berkuasa pekerjaaan, cukai dan/atau imigresen;
➢ Semua perkara lain yang berkaitan dengan pekerjaan anda dengan UTMB sebagai yang dianggap perlu atau sesuai;
➢ Untuk mengesahkan kedudukan kewangan anda melalui pemeriksaan rujukan kredit.

Sebagai tambahan, data peribadi anda boleh juga digunakan untuk memenuhi keperluan kawal selia dan untuk apa-apa sebab lain yang berkaitan dengan menyediakan perkhidmatan yang anda perlukan dan memenuhi mana-mana transaksi komersial yang dimasuk oleh anda dengan UTMB.

Kuki
“Kuki” adalah fail teks untuk menyimpan keutamaan anda yang diletakkan dalam pelayar peranti anda. Laman web UTMB boleh menggunakan kuki untuk meningkatkan pengalaman anda dan memahami penggunaan Laman web UTMB. Kuki tidak akan memberikan UTMB maklumat peribadi yang boleh dikenal pasti melainkan anda memilih untuk memberikan data peribadi tersebut kepada UTMB. Setelah data peribadi dibekalkan, maklumat ini mungkin berkaitan dengan data yang disimpan dalam kuki.

4.   Pendedahan
Data peribadi yang diberikan kepada UTMB dan mana-mana agensi pekerjaan atau perekrut yang dilantik oleh UTMB berhubung dengan pekerjaan anda dengan UTMB biasanya akan dirahsiakan tetapi anda dengan ini bersetuju dan memberi kuasa kepada kami untuk menyediakan atau mendedahkan maklumat peribadi anda bagi tujuan yang dinyatakan di bawah kepada orang-orang yang seperti berikut:
a. Mana-mana orang yang kepadanya UTMB dipaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah undang-undang atau sebagai tindak balas kepada pihak berkuasa yang kompeten atau agensi kerajaan;
b. Mana-mana orang di mana kepentingan awam atau kepentingan UTMB memerlukan pendedahan;
c. Mana-mana ejen atau pembekal perkhidmatan pihak ketiga yang menyediakan pentadbiran, telekomunikasi, perkhidmatan gaji komputer atau perkhidmatan lain kepada UTMB yang berkaitan dengan perniagaan UTMB;
d. Mana-mana orang yang memohon rujukan pekerjaan;
e. Pencen atau syarikat insurans yang mana UTMB telah mengaturkan perlindungan faedah untuk pekerjanya; dan
f. Sub-kontraktor atau perkhidmatan pihak ketiga atau pembekal produk seperti yang diperlukan oleh UTMB atau dianggap sesuai.

5.   Perlindungan
UTMB, apabila memproses data peribadi anda, mengambil langkah-langkah praktikal untuk melindungi data peribadi anda daripada sebarang kerugian, penyalahgunaan, pengubahsuaian, akses atau pendedahan yang tidak dibenarkan, pengubahan atau pemusnahan termasuk tetapi tidak terhad kepada penggunaan prosedur dan perlindungan teknikal seperti penyulitan atau enkripsi, “”Tembok Api”” dan lapisan soket selamat.

Jika anda mengetahui tentang sebarang kemungkiran keselamatan, sila maklumkan kepada UTMB secepat mungkin.

Walaubagaimanapun, “”Keselamatan Sempurna”” tidak wujud di internet, jadi UTMB tidak memberikan jaminan mutlak bahawa data peribadi anda yang anda berikan kepada UTMB tetap selamat pada setiap masa, dan UTMB tidak akan bertanggungjawab bagi sebarang kejadian yang timbul daripada akses yang tidak dibenarkan atau kecurian data peribadi anda. UTMB tidak bertanggungjawab ke atas peristiwa yang timbul daripada pihak ketiga memperolehkan akses yang tidak dibenarkan atau kecurian pihak ketiga terhadap data peribadi anda.

6.   Pemindahan Dan Perkongsian Data
Di mana UTMB menganggapnya perlu atau sesuai untuk tujuan penyimpanan data atau pemprosesan atau pengurusan sumber manusia, UTMB boleh memindahkan data peribadi anda kepada UTMB lain atau perkhidmatan pihak ketiga di dalam atau di luar negara di mana UTMB ditubuhkan, di bawah keadaan kerahsiaan dan tahap perlindungan keselamatan yang sama.

7.   Hak Akses dan Pembetulan Anda
Anda mempunyai hak untuk meminta akses dan pembetulan maklumat mengenai anda yang dipegang oleh UTMB dan anda boleh:
a. Semak sama ada UTMB memegang atau menggunakan data peribadi anda dan meminta akses kepada data [ di bawah Seksyen 30 (2) PDPA];
b. Meminta bahawa UTMB membetulkan mana-mana data peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau lapuk [di bawah Seksyen 34 (1) PDPA] dengan menghantar kemas kini Data Peribadi dan e-mel kepada UTMB di [email protected];
c. Meminta untuk menghadkan pemprosesan data anda termasuk data peribadi yang berkaitan dengan orang lain yang mungkin dikenal pasti daripada data peribadi anda [di bawah Seksyen 7 (1) PDPA];
d. Meminta bahawa UTMB menentukan atau menerangkan polisi dan prosedur berhubung dengan data dan jenis-jenis data peribadi yang dikendalikan oleh UTMB; dan
e. Menarik balik, sepenuhnya atau sebahagiannya, persetujuan anda yang diberikan sebelum ini.

Dalam setiap kes tertakluk kepada mana-mana sekatan undang-undang, syarat kontrak dan
tempoh masa yang munasabah. Berhubung dengan Perenggan 7 (e) di atas, sila ambil perhatian bahawa tanpa mengambil kira penarikan balik persetujuan anda, UTMB masih boleh meneruskan untuk memproses data peribadi anda dalam keadaan yang diiktiraf dan dibenarkan oleh undang-undang.

UTMB boleh menolak untuk memenuhi syarat permintaan akses data anda di bawah keadaan yang dinyatakan dalam PDPA dan jika UTMB berbuat demikian, UTMB akan memaklumkan anda tentang keengganan mereka dan sebab-sebab untuk keengganan tersebut.

8.   Kelas pihak ketiga kepada UTMB di mana Data Peribadi anda boleh didedahkan
Berikut adalah kelas orang-orang di mana UTMB boleh mendedahkan data peribadi anda:
Pembekal perkhidmatan pihak-pihak ketiga untuk penyediaan pentadbiran, komunikasi, pembayaran, pengurusan acara, keselamatan, teknologi maklumat (IT), pemprosesan data atau perkhidmatan lain kepada UTMB.
a. Mana-mana pihak ketiga atau syarikat yang UTMB melibat dalam melaksanakan atau melantik untuk menjalankan analisis statistik;
b. Peguam-peguam untuk penguatkuasaan hak perundangan UTMB; dan
c. Pihak-pihak berkuasa, badan atau pihak lain apabila dikehendaki oleh undang-undang.

Data peribadi anda dikumpulkan dan diproses untuk menyediakan anda dengan perkhidmatan UTMB dan untuk memudahkan tujuan-tujuan mengikut permintaan anda. Penerima data peribadi anda adalah dilarang secara kontrak daripada menggunakan data peribadi untuk sebarang tujuan selain daripada tujuan UTMB menentukan.

9.   Kewajipan anda
Melainkan dinyatakan sebaliknya, ia adalah wajib bagi anda untuk membekalkan UTMB dengan data peribadi anda dan kegagalan anda untuk berbuat demikian akan mengakibatkan UTMB tidak dapat memproses data peribadi anda untuk mana-mana tujuan.

Anda akan mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa data peribadi anda adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan sentiasa dikemaskini (di bawah Seksyen 11 PDPA).

10.   Pengekalan data peribadi anda
UTMB hanya akan menyimpan data peribadi anda selagi diperlukan untuk memenuhi tujuan- tujuan yang ia dikumpulkan atau untuk mematuhi keperluan perundangan, kawal selia dan dalaman. Selepas itu, UTMB akan musnahkan atau menghapuskan data anda secara kekal.

11.   Ketidakselarasan atau konflik
Sekiranya terdapat sebarang ketidakselarasan atau percanggahan di antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan kekal dan diguna pakai.

12.   Hak lain
Untuk mengelakkan keraguan, tiada apa-apa jua di dalam Notis Polisi Privasi dan Data Peribadi ini akan menghadkan lain-lain hak diri anda atau UTMB di bawah PDPA.

13.   Pengguna Di Bawah Umur Lapan belas (18)
Laman web UTMB dan perkhidmatannya yang berkaitan tidak diarahkan kepada orang yang berumur di bawah 18 tahun.”

14.   Pindaan kepada Notis Polisi Privasi dan Data Peribadi
UTMB berhak meminda Notis Polisi Privasi dan Data Peribadi pada bila-bila masa dengan menyiarkan Notis Polisi Privasi dan Notis Peribadi Terpinda yang mengandungi pindaan tersebut di laman web UTMB atau mana-mana cara lain yang dianggap sesuai.

Notis Polisi Privasi dan Data Peribadi ini telah dikemaskini pada 18 November 2019.